紙媒体持ち出し・封入発送規程

第1章 総則

第1条（目的）

本規程は、ライパス株式会社（以下「当社」という）において、個人データを含む紙媒体および情報記録媒体の持ち出し、ならびに郵送等による発送に関する取扱いを定め、個人データの漏洩・紛失の防止を図ることを目的とする。

第2条（適用範囲）

本規程は、当社の全ての役員および従業者が、個人データを含む紙媒体または情報記録媒体を社外に持ち出す場合、および郵送・宅配等で発送する場合に適用する。

第2章 紙媒体・情報記録媒体の持ち出し

第3条（持ち出しの原則）

1. 個人データを含む紙媒体・情報記録媒体の社外への持ち出しは、原則禁止とする。

2. 業務上やむを得ず持ち出す場合は、事前に個人データ管理者の承認を得なければならない。

第4条（持ち出し時の措置）

承認を得て持ち出す場合は、以下の措置を講じる。

1. 持ち出し記録簿に必要事項を記録する

2. 施錠可能な鞄・ケースに入れて搬送する

3. 情報記録媒体の場合は、データを暗号化する

4. 移動中は常に携帯し、車内等に放置しない

5. 持ち出し先での保管は、施錠可能な場所に限る

第5条（持ち帰り・返却）

1. 持ち出した紙媒体・情報記録媒体は、用務終了後速やかに持ち帰り、所定の場所に返却する。

2. 返却時に、持ち出し記録簿に返却日時を記録する。

3. 持ち出し先で紛失・盗難が発生した場合は、直ちに個人データ管理者に報告する。

第6条（受領時の措置）

1. 外部から個人データを含む紙媒体・情報記録媒体を受領した場合は、受領記録を作成する。

2. 受領記録には、受領日、差出元、内容物の概要、受領者名を記録する。

3. 受領した媒体は、速やかに所定の保管場所に格納する。

第3章 郵送・発送

第7条（発送の原則）

1. 個人データを含む書類の郵送・発送は、追跡可能な方法（書留、簡易書留、宅配便等）で行う。

2. 普通郵便での発送は、原則禁止とする。

第8条（発送時の措置）

1. 発送時は、発送記録に以下の事項を記録する。

   • 発送日

   • 発送先（宛名・住所）

   • 内容物の概要

   • 発送方法（書留、宅配便等）

   • 追跡番号

   • 発送者名

2. 発送記録は、1年間保管する。

第9条（手封入による発送時の確認手順）

個人データを含む文書を手封入して発送する場合は、以下の手順に従う。

ステップ1: 封入前確認

• 封入物と宛先リストを準備する

• 2名以上の体制で作業を行う

ステップ2: 封入作業

以下の項目を1通ごとに確認しながら封入する。

• 封筒の宛先と送付物の氏名等が一致しているか

  誤封入（宛先と内容物の入れ間違い）がないか

  誤同封（別人の帳票等を同封していないか）がないか

  全ての送付物が封入されているか

ステップ3: 封入後確認

• 封入通数と宛先リストの件数が一致しているか

  封入中の紛失がないか（送付物の残りがないか確認）

  封緘が適切にされているか

ステップ4: 記録

• 作業実施者2名が確認記録に署名する

第10条（封入確認記録様式）

発送日 件名 通数 封入実施者 確認者 宛名一致確認 誤封入なし 通数一致 備考

第4章 施錠管理

第11条（書類・媒体の施錠管理）

1. 個人データを含む書類・情報記録媒体は、施錠可能なキャビネット・引き出しに保管する。

2. 施錠管理するキャビネット等の鍵の所有者は、必要最小限に限定する。

3. 鍵の所有者は管理台帳で管理し、四半期ごとに見直しを行う。

4. 業務終了時は、必ず施錠を確認する。

第5章 雑則

第12条（違反時の対応）

本規程に違反した場合は、就業規則に定める懲戒処分の対象とする。

第13条（規程の改廃）

本規程の改廃は、個人データ管理責任者の承認を得て行う。

附則: 持ち出し記録簿（様式）

No. 申請日 持ち出し物 内容の概要 持ち出し件数 持ち出し先 持ち出し日 返却予定日 返却日 申請者 承認者

制定日: 2026年3月27日 最終改定日: 2026年3月27日 管理部門: 情報セキュリティ運用統括