個人データ廃棄記録
本記録は、個人データの消去・破棄を適切に実施し、その証跡を保管するためのものである。
廃棄記録
No. 廃棄日 対象データ名称 データの種類 媒体種別 件数・数量 廃棄方法 廃棄実施者 確認者 備考
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記入要領
各項目の説明
項目 記入内容
No. 通番（年度ごとに1から採番）
廃棄日 実際に廃棄を実施した日付（YYYY/MM/DD）
対象データ名称 廃棄した個人データの名称（個人データ管理台帳のデータ名称と対応）
データの種類 廃棄した個人データの具体的な項目（例：氏名、住所、電話番号等）
媒体種別 以下から選択: 電子データ / 紙媒体 / 外部記憶媒体（USB等）/ CD-R・DVD-R / その他
件数・数量 データの件数または物理的な数量（例：500件、A4用紙30枚、USB 1本）
廃棄方法 以下から選択または具体的に記載: データ完全消去 / 物理破壊 / シュレッダー処理 / 溶解処理 / その他
廃棄実施者 廃棄を実施した者の氏名
確認者 廃棄が適切に行われたことを確認した者の氏名（実施者とは別の者）
備考 委託元の指示による廃棄の場合はその旨を記載。外部業者に廃棄を委託した場合は業者名と廃棄証明書の有無を記載
廃棄方法の基準
媒体種別 廃棄方法
電子データ（サーバー・クラウド上） データの完全削除（論理削除ではなく物理削除）。削除後にデータが残存していないことを確認
電子データ（PC・端末上） データ消去ソフトウェアによる完全消去、またはストレージの物理的破壊
紙媒体 クロスカットシュレッダー以上での裁断、または溶解処理
外部記憶媒体（USB・HDD等） データ消去ソフトウェアによる完全消去の上、物理的破壊
CD-R・DVD-R 物理的破壊（シュレッダーまたは割断）
管理ルール
個人データの廃棄は、必ず2名以上で実施し、廃棄実施者と確認者の双方が記録に署名する。
廃棄記録は、廃棄日から5年間保管する。
外部業者に廃棄を委託した場合は、廃棄証明書を取得し、本記録とともに保管する。
廃棄完了後、個人データ管理台帳の該当レコードを更新（削除済みの旨を記録）する。
運用場所
本廃棄記録はGoogle Drive上のスプレッドシートとして管理する
ファイル名: 個人データ廃棄記録_YYYY（年度ごと）
保管先: Google Drive > 情報セキュリティ > 廃棄記録
制定日: 2026年3月27日 最終改定日: 2026年3月31日 管理部門: 情報セキュリティ運用統括