個人データ点検・監査規程

第1章 総則

第1条（目的）

本規程は、ライパス株式会社（以下「当社」という）における個人データの取扱いが、個人データ取扱規程その他関連規程に適合しているかを確認するための点検・監査に関する事項を定め、個人データの適正な管理を継続的に確保することを目的とする。

第2条（適用範囲）

本規程は、当社が取り扱う全ての個人データに係る業務に適用する。

第3条（用語の定義）

1. 自己点検: 個人データを取り扱う部門・担当者自身が、日常業務における取扱状況を確認すること

2. 内部監査: 個人データを取り扱う部門以外の者が、取扱状況の適正性を客観的に確認すること

第2章 自己点検

第4条（自己点検の実施）

1. 個人データを取り扱う各担当者は、四半期ごとに自己点検を実施する。

2. 自己点検の実施時期は、各四半期末月（3月・6月・9月・12月）とする。

第5条（自己点検項目）

自己点検では、以下の項目について確認する。

1. 取得・入力に関する事項

   • 利用目的を特定し、本人に通知・公表しているか

   • 適法な手段で取得しているか

   • 個人データ管理台帳への記録は適切か

2. 利用・加工に関する事項

   • 利用目的の範囲内で利用しているか

   • 目的外利用はないか

3. 保管・保存に関する事項

   • アクセス権限は適切に設定されているか

   • 保管場所・方法は規程に従っているか

   • 保管期間を超過したデータはないか

4. 移送・送信に関する事項

   • 通信経路の暗号化は行われているか

   • 外部記憶媒体の持ち出しルールは遵守されているか

   • 第三者提供の記録は適切か

5. 消去・破棄に関する事項

   • 保管期間終了後の消去・破棄は適切に行われているか

   • 廃棄記録は作成・保管されているか

6. その他

   • 漏洩等事案の有無

   • 規程の改善が必要と思われる事項

第6条（自己点検の記録・報告）

1. 自己点検の結果は、自己点検チェックシートに記録する。

2. 点検結果は、点検実施後1週間以内に個人データ管理者に報告する。

3. 不適合事項が発見された場合は、速やかに是正措置を講じ、その内容を報告する。

第3章 内部監査

第7条（内部監査の実施）

1. 内部監査は年1回以上実施する。

2. 実施時期は原則として毎年度下半期（10月〜12月）とする。

3. 個人データ管理責任者は、必要に応じて臨時の監査を指示することができる。

第8条（監査実施者）

1. 監査は、個人データを取り扱う部門以外の者が実施する。

2. 当社の規模に鑑み、外部の専門家（情報セキュリティコンサルタント等）に監査を委託することができる。

3. 監査実施者は、監査対象業務について客観的かつ公正な立場で監査を行う。

第9条（監査項目）

内部監査では、以下の事項について確認する。

1. 規程の整備状況

   • 個人データ取扱規程等の関連規程が最新の法令に適合しているか

   • 規程の内容が実態に即しているか

2. 組織的安全管理措置

   • 管理体制が適切に機能しているか

   • 個人データ管理台帳が適切に整備・運用されているか

   • 自己点検が適切に実施されているか

3. 人的安全管理措置

   • 秘密保持契約が全従業者と締結されているか

   • 教育・研修が計画どおり実施されているか

4. 物理的安全管理措置

   • 入退室管理が適切に行われているか

   • 書類・媒体の施錠管理が適切か

5. 技術的安全管理措置

   • アクセス権限の設定・見直しが適切に行われているか

   • アクセスログの取得・分析が行われているか

   • セキュリティパッチの適用状況

   • 外部からの不正アクセス対策の状況

6. 委託先管理

   • 委託先の選定基準に基づく評価が行われているか

   • 委託契約の内容は適切か

   • 委託先の管理状況の確認が行われているか

7. 漏洩等事案への対応

   • インシデント対応体制は整備されているか

   • 過去のインシデントに対する再発防止策は実施されているか

第10条（監査の方法）

監査は以下の方法により実施する。

1. 関連文書・記録の閲覧

2. 担当者へのヒアリング

3. システムの設定確認

4. 物理的環境の確認

第11条（監査報告）

1. 監査実施者は、監査完了後2週間以内に監査報告書を作成し、個人データ管理責任者に提出する。

2. 監査報告書には、以下の事項を記載する。

   • 監査実施日

   • 監査対象範囲

   • 監査実施者

   • 監査結果（適合・不適合の判定）

   • 不適合事項の内容

   • 改善勧告事項

3. 個人データ管理責任者は、監査報告書の内容を確認し、必要な改善措置を指示する。

第4章 是正措置・改善

第12条（是正措置）

1. 点検・監査の結果、不適合事項が発見された場合は、速やかに是正措置を講じる。

2. 是正措置の担当者は、措置の内容および完了時期を個人データ管理者に報告する。

3. 個人データ管理者は、是正措置の実施状況を追跡し、完了を確認する。

第13条（継続的改善）

1. 点検・監査の結果を踏まえ、個人データ取扱規程その他関連規程の見直しを行う。

2. 改善の実施状況は、次回の点検・監査において確認する。

第5章 記録の管理

第14条（記録の保管）

1. 自己点検チェックシート、監査報告書等の記録は、5年間保管する。

2. 是正措置の記録は、措置完了後5年間保管する。

第15条（規程の改廃）

本規程の改廃は、個人データ管理責任者の承認を得て行う。

附則

自己点検チェックシート（様式）

No. 点検項目 適合 不適合 N/A 備考

1 個人データの利用目的を特定し通知・公表しているか

2 個人データ管理台帳は最新の状態か

3 アクセス権限は必要最小限か

4 保管期間を超過したデータはないか

5 通信経路の暗号化は行われているか

6 外部記憶媒体の持ち出しルールは遵守されているか

7 廃棄記録は適切に作成・保管されているか

8 漏洩等の事案は発生していないか

9 委託先との契約内容は適切か

10 教育・研修を受講済みか

点検実施日:　　　年　　月　　日 点検実施者: 確認者（個人データ管理者）:

制定日: 2026年3月27日 最終改定日: 2026年3月27日 管理部門: 情報セキュリティ運用統括